Uyum Raporu Toplayıcı: Google Form → Drive + MySQL Otomasyonu

Genel Bakış

Bu n8n iş akışı, Google Formlar üzerinden toplanan uyum raporlarını otomatik olarak işlemek üzere tasarlanmıştır. Kullanıcılar bir Google Form aracılığıyla raporlarını ve ilgili belgeleri yüklediklerinde, belgeler Google Drive'da güvenli bir şekilde depolanır ve gönderimle ilgili tüm meta veriler (kimin gönderdiği, ne zaman gönderildiği vb.) bir MySQL veritabanına kaydedilir. Bu sayede, uyum süreçlerinizde şeffaflık, izlenebilirlik ve denetlenebilirlik sağlanır.

Gereksinimler

• n8n Hesabı/Kurulumu: n8n'in kurulu ve çalışır durumda olması gerekmektedir (bulut veya kendi sunucunuzda).
• Google Hesabı: Google Drive ve Google Formlar'ı kullanmak için bir Google hesabına ihtiyacınız vardır.
• MySQL Veritabanı: Gönderim meta verilerini depolamak için erişilebilir bir MySQL veritabanı sunucusuna ve bir veritabanına ihtiyacınız olacaktır.
• Google Form: Dosya yükleme ve ek meta veri alanları içeren bir Google Form'un önceden oluşturulmuş olması gerekmektedir.

Kurulum Adımları

1. n8n İş Akışını İçe Aktarma: Sağlanan JSON dosyasını n8n arayüzünüze içe aktarın. Bu, tüm node'ları ve temel yapılandırmayı getirecektir.
2. Google Form Kurulumu:
   • Bir Google Form oluşturun. Bu formda, uyum raporlarını yüklemek için bir 'Dosya Yükleme' alanı ve raporla ilgili diğer bilgileri (örn: rapor adı, gönderen adı, tarih vb.) toplamak için metin veya diğer giriş alanları bulunmalıdır.
   • Formunuzu, n8n iş akışınızdaki 'Webhook' node'una POST isteği gönderecek şekilde yapılandırın. Genellikle bu, Google Form'un 'Yanıtlar' sekmesindeki 'Hedef Seç' seçeneği ile bir e-tabloya bağlanır ve bu e-tabloya yeni bir satır eklendiğinde n8n'e bir webhook gönderilir. Alternatif olarak, Google Apps Script kullanarak doğrudan form gönderiminde n8n webhook'unu tetikleyebilirsiniz.
3. Kimlik Bilgilerini Ayarlama (Credentials):
   • Google Drive Kimlik Bilgileri: n8n'de yeni bir Google Drive kimlik bilgisi oluşturun. Bu genellikle OAuth 2.0 kimlik doğrulamasını gerektirir. n8n size Google hesabınızla oturum açmanız için yönlendirecektir. Google Drive node'unun doğru klasöre yazma iznine sahip olduğundan emin olun.
   • MySQL Kimlik Bilgileri: n8n'de yeni bir MySQL kimlik bilgisi oluşturun. Veritabanı sunucunuzun ana bilgisayar adını (host), portunu, kullanıcı adını, şifresini ve veritabanı adını girin. MySQL node'unun veritabanınıza veri yazma izni olduğundan emin olun.
4. MySQL Tablosu Oluşturma: MySQL veritabanınızda, Google Form'dan gelen meta verileri depolayacak bir tablo oluşturun. Örneğin:

   CREATE TABLE compliance_reports (
       id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
       report_name VARCHAR(255) NOT NULL,
       submitter_name VARCHAR(255),
       submission_date DATETIME DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
       drive_file_id VARCHAR(255),
       drive_file_url VARCHAR(500)
   );
   

5. Node Yapılandırması:
   • Google Drive Node: Dosyaların yükleneceği hedef klasör kimliğini (folder ID) belirtin. Dosya adlandırma şablonunu (örneğin, rapor adı + tarih) ayarlayın.
   • MySQL Node: Veri ekleme (INSERT) işlemini yapılandırın. Google Form'dan gelen ilgili alanları MySQL tablonuzdaki sütunlarla eşleştirin.
6. İş Akışını Aktive Etme: Tüm yapılandırmaları tamamladıktan sonra, n8n iş akışını 'Aktif' duruma getirin.

Kullanım Senaryoları

• Senaryo 1: Yıllık Uyum Raporları: Şirketinizin yıllık uyum raporlarını toplamak için bir Google Form kullanın. Çalışanlar raporlarını ve ilgili belgeleri yüklediğinde, belgeler otomatik olarak Drive'a arşivlenir ve gönderim bilgileri MySQL'e kaydedilir. Bu sayede, denetimler için tüm verilere kolayca erişilebilir.
• Senaryo 2: Proje İlerleme Raporları: Proje yöneticileri, haftalık veya aylık proje ilerleme raporlarını ve eklerini bir Google Form aracılığıyla gönderir. n8n, bu raporları Drive'da düzenli bir şekilde saklar ve MySQL'de rapor özetlerini ve gönderim tarihlerini tutar, böylece proje takibi kolaylaşır.

İpuçları ve Öneriler

• Hata Yönetimi: İş akışınıza hata yönetimi node'ları (örneğin, 'Catch Error') ekleyerek, bir adım başarısız olduğunda (örneğin, Drive'a yükleme hatası) bildirim alabilir veya alternatif bir eylem tetikleyebilirsiniz.
• Bildirimler: Rapor başarıyla işlendiğinde ilgili kişilere (örneğin, uyum yöneticisi) e-posta veya Slack bildirimi göndermek için ek node'lar ekleyebilirsiniz.
• Veri Doğrulama: Google Form tarafında gerekli alanların doldurulduğundan ve dosya türlerinin doğru olduğundan emin olmak için doğrulama kuralları kullanın.
• Güvenlik: MySQL veritabanı kimlik bilgilerinizin ve Google Drive erişiminizin güvenli olduğundan emin olun. n8n'i güvenli bir ortamda çalıştırın.
• Dosya Adlandırma: Google Drive'a yüklenen dosyalar için tutarlı ve açıklayıcı bir adlandırma kuralı belirleyin. Bu, daha sonra dosyaları bulmayı kolaylaştıracaktır.