Tally Form Yanıtlarından HubSpot Destek Talepleri Oluşturma

Genel Bakış

Bu iş akışı, Tally formları aracılığıyla toplanan müşteri geri bildirimlerini veya destek taleplerini doğrudan HubSpot CRM'inize entegre etmek için tasarlanmıştır. Amacı, destek ekiplerinin manuel veri girişiyle zaman kaybetmesini önlemek, her form gönderiminin otomatik olarak bir destek talebine dönüşmesini sağlamak ve bu talepleri ilgili HubSpot kişileriyle doğru bir şekilde ilişkilendirmektir. Bu sayede, müşteri hizmetleri süreçleriniz daha düzenli, verimli ve hatasız hale gelir, müşteri memnuniyeti artar ve ekip üyeleri daha stratejik görevlere odaklanabilir.

Gereksinimler

Bu iş akışını başarıyla kurmak ve çalıştırmak için aşağıdaki hesaplara ve bilgilere ihtiyacınız olacaktır:

• n8n Kendi Barındırılan Kurulumu: Bu şablon, bir topluluk düğümü kullandığı için n8n Cloud'da çalışmaz. Kendi sunucunuzda kurulu bir n8n ortamına sahip olmanız gerekmektedir.
• Tally Hesabı: Destek veya geri bildirim toplamak için kullandığınız bir Tally hesabı ve en az bir aktif form.
• HubSpot Hesabı: Müşteri ilişkileri yönetimi için kullandığınız bir HubSpot hesabı.
• n8n-nodes-tallyforms Topluluk Düğümü: n8n kurulumunuza bu topluluk düğümünü yüklemeniz gerekmektedir. Kurulum için n8n dokümantasyonuna bakabilirsiniz.
• HubSpot API Anahtarı veya OAuth Bağlantısı: n8n'in HubSpot hesabınıza erişebilmesi için gerekli kimlik bilgileri.

Kurulum Adımları

Bu iş akışını kurmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. n8n-nodes-tallyforms Düğümünü Yükleyin:

   • n8n arayüzünüze gidin.
   • Sol menüden 'Settings' (Ayarlar) veya 'Plugins' (Eklentiler) bölümüne tıklayın.
   • 'Install a community node' (Bir topluluk düğümü yükle) seçeneğini arayın ve 'n8n-nodes-tallyforms' yazarak düğümü yükleyin.
   • Yükleme tamamlandıktan sonra n8n'i yeniden başlatmanız gerekebilir.

2. Tally Trigger Düğümünü Yapılandırın:

   • Yeni bir iş akışı oluşturun ve 'Tally Trigger' düğümünü ekleyin.
   • Bu düğüm, Tally formunuzdan gelen her yeni gönderimi dinleyecektir.
   • Düğüm ayarlarına girin ve 'Webhook URL' kısmını kopyalayın. Bu URL'yi Tally formunuzun webhook ayarlarına yapıştıracaksınız.
   • Tally hesabınıza gidin, ilgili formunuzu seçin ve 'Integrations' (Entegrasyonlar) bölümüne gidin.
   • 'Webhooks' seçeneğini bulun ve kopyaladığınız n8n Webhook URL'sini buraya yapıştırın. Form her gönderildiğinde n8n'e bir bildirim gönderilecektir.
   • Tally formunuzdan bir test gönderimi yaparak Tally Trigger düğümünün doğru çalıştığını doğrulayın.

3. HubSpot Kimlik Bilgilerini Yapılandırın:

   • n8n'de 'HubSpot' düğümünü ekleyin.
   • Düğüm ayarlarına girin ve 'Credentials' (Kimlik Bilgileri) bölümünde yeni bir kimlik bilgisi ekleyin.
   • HubSpot hesabınızla OAuth veya API anahtarı kullanarak bağlantı kurun. OAuth genellikle daha güvenli ve önerilen yöntemdir.
   • Bağlantıyı test ederek n8n'in HubSpot hesabınıza erişebildiğinden emin olun.

4. HubSpot Kişisi Arama ve Oluşturma (HubSpot Düğümü - Kişi):

   • Tally Trigger düğümünden sonra bir 'HubSpot' düğümü ekleyin.
   • Bu düğümün 'Operation' (İşlem) olarak 'Contact' (Kişi) ve 'Action' (Eylem) olarak 'Get' (Al) seçeneğini belirleyin.
   • Tally formundan gelen e-posta adresini kullanarak HubSpot'ta mevcut bir kişi olup olmadığını kontrol edin. Örneğin, 'Email' alanına {{ $json.data.response.email }} gibi bir ifade ekleyin (Tally formunuzdaki e-posta alanının adını kontrol edin).
   • Eğer kişi bulunamazsa, aynı HubSpot düğümünde 'Action' (Eylem) olarak 'Create' (Oluştur) seçeneğini kullanarak yeni bir kişi oluşturun. Tally formundan gelen ad, soyad ve e-posta gibi bilgileri eşleştirin.

5. Koşullu Mantık Ekleme (IF Düğümü):

   • HubSpot kişi düğümünden sonra bir 'IF' düğümü ekleyin.
   • Bu düğüm, bir kişinin bulunup bulunmadığına veya oluşturulup oluşturulmadığına göre farklı yollar izleyecektir.
   • Koşul olarak, önceki HubSpot düğümünden gelen veriyi kullanarak bir kişinin varlığını kontrol edin. Örneğin, {{ $json.id }} boş değilse kişi bulundu demektir.

6. HubSpot Destek Talebi Oluşturma (HubSpot Düğümü - Talep):

   • 'IF' düğümünün 'True' (Doğru) veya 'False' (Yanlış) dallarından sonra ayrı ayrı birer 'HubSpot' düğümü ekleyin.
   • Bu düğümlerin 'Operation' (İşlem) olarak 'Ticket' (Talep) ve 'Action' (Eylem) olarak 'Create' (Oluştur) seçeneğini belirleyin.
   • Tally formundan gelen konu, açıklama gibi bilgileri kullanarak yeni bir destek talebi oluşturun.
   • Önemli: Destek talebini, daha önce bulunan veya oluşturulan HubSpot kişisiyle ilişkilendirin. Bunun için 'Associations' (İlişkilendirmeler) bölümünde 'Contact' (Kişi) seçeneğini kullanarak ilgili kişi ID'sini (örneğin, {{ $json.id }} veya {{ $json.contact.id }}) ekleyin.

7. Veri Ayarlama (SET Düğümü - İsteğe Bağlı):

   • Gerekirse, Tally formundan gelen verileri HubSpot'a göndermeden önce düzenlemek veya belirli alanları birleştirmek için 'SET' düğümünü kullanabilirsiniz. Örneğin, Tally'deki birden fazla alanı HubSpot'taki tek bir 'description' alanına birleştirebilirsiniz.

8. İş Akışını Test Edin ve Aktif Hale Getirin:

   • Tally formunuzdan birkaç test gönderimi yaparak tüm iş akışının beklendiği gibi çalıştığından emin olun.
   • HubSpot'ta yeni kişilerin ve destek taleplerinin doğru şekilde oluşturulduğunu ve ilişkilendirildiğini kontrol edin.
   • Her şey yolundaysa, iş akışını 'Active' (Aktif) duruma getirerek canlıya alın.

Gerçek Dünya Kullanım Senaryoları

• Müşteri Destek Taleplerini Otomatikleştirme: Müşterilerin web sitenizdeki bir Tally formu aracılığıyla destek talepleri göndermesini sağlayın ve bu talepleri otomatik olarak HubSpot'ta bir destek bileti olarak oluşturun. Bu, destek ekibinizin talepleri daha hızlı görmesini ve yanıtlamasını sağlar.
• Geri Bildirim Toplama ve Takip: Ürün veya hizmetleriniz hakkında Tally formları aracılığıyla geri bildirim toplayın. Her geri bildirimi HubSpot'ta bir 'Geri Bildirim Talebi' olarak kaydedin ve ilgili müşteriyle ilişkilendirerek takip süreçlerini kolaylaştırın.
• Hata Raporlama Sistemi: Kullanıcıların karşılaştıkları hataları Tally formu üzerinden bildirmelerine olanak tanıyın. Bu hata raporlarını otomatik olarak HubSpot'ta 'Hata Bileti' olarak oluşturun ve geliştirme ekibinin takibini sağlayın.
• Yeni Müşteri Onboarding Formları: Yeni müşterilerden Tally formları aracılığıyla onboarding bilgilerini toplayın. Bu bilgileri kullanarak HubSpot'ta bir 'Onboarding Görevi' veya 'Talep' oluşturun ve müşteri başarı ekibinin süreci yönetmesine yardımcı olun.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Alan Eşleştirmeyi Dikkatlice Yapın: Tally formunuzdaki alan adları ile HubSpot'taki ilgili alan adlarının doğru bir şekilde eşleştiğinden emin olun. Bu, veri bütünlüğü için kritik öneme sahiptir.
• Hata Yönetimi Ekle: İş akışınıza hata yakalama düğümleri (örneğin, 'Try/Catch' veya 'Error Trigger') ekleyerek olası API hatalarını veya veri işleme sorunlarını yönetin ve bildirim alın.
• Dinamik Talep Konuları: Tally formundaki belirli alanları kullanarak HubSpot destek taleplerinin konularını dinamik olarak oluşturun. Bu, taleplerin daha açıklayıcı olmasını sağlar.
• Etiketleme ve Önceliklendirme: Tally formunda bir 'öncelik' veya 'kategori' alanı ekleyerek, bu bilgiyi HubSpot'ta destek taleplerine etiket veya öncelik olarak atayın. Bu, taleplerin daha iyi organize edilmesine yardımcı olur.
• Test ve Doğrulama: İş akışını canlıya almadan önce farklı senaryolarla kapsamlı bir şekilde test edin. Özellikle, hem mevcut kişilerin hem de yeni kişilerin doğru şekilde işlendiğinden emin olun.
• Dokümantasyon: İş akışınızın her düğümünün ne işe yaradığını ve neden kullanıldığını açıklayan notlar ekleyin. Bu, gelecekteki bakım ve hata ayıklama süreçlerini kolaylaştırır.
• Güvenlik: HubSpot kimlik bilgilerinizin güvenli bir şekilde saklandığından ve n8n kurulumunuzun güncel olduğundan emin olun.

Sık Sorulan Sorular

S: n8n Cloud'da bu iş akışını kullanabilir miyim? C: Hayır, bu şablon 'n8n-nodes-tallyforms' adlı bir topluluk düğümü kullandığı için yalnızca kendi barındırdığınız n8n kurulumlarında çalışır ve n8n Cloud'da kullanılamaz.

S: Tally formumdaki tüm alanları HubSpot'a aktarabilir miyim? C: Evet, Tally formunuzdaki tüm alanları n8n'deki 'HubSpot' düğümünde uygun HubSpot özellikleriyle eşleştirerek aktarabilirsiniz. Gerekirse 'SET' düğümünü kullanarak verileri dönüştürebilirsiniz.

S: Bir Tally gönderimi için HubSpot'ta zaten bir kişi varsa ne olur? C: İş akışı önce Tally formundan gelen e-posta adresini kullanarak HubSpot'ta mevcut bir kişiyi arar. Eğer bir kişi bulunursa, yeni bir kişi oluşturmak yerine mevcut kişiyle destek talebi ilişkilendirilir. Eğer bulunamazsa, yeni bir kişi oluşturulur.

S: Destek taleplerine özel özellikler ekleyebilir miyim? C: Evet, HubSpot'ta özel destek talebi özellikleri oluşturabilir ve bu özellikleri n8n'deki 'HubSpot' düğümünde Tally formundan gelen verilerle eşleştirerek doldurabilirsiniz.

Bu rehber Otomasyonevi.com tarafından hazırlanmıştır.