OpenAI ve Gmail ile Yeni Lead'leri Puanlayın ve Otomatik Yanıtlayın

Genel Bakış

Bu n8n iş akışı, gelen lead yönetimini otomatikleştirmek ve kişiselleştirmek için tasarlanmıştır. Bir web formu aracılığıyla yeni bir lead geldiğinde, iş akışı otomatik olarak devreye girer. OpenAI'ın gücünü kullanarak lead'in potansiyelini (bütçe, proje uygunluğu, açıklık gibi faktörlere göre) 1-100 arasında bir puanla değerlendirir ve ardından lead'i 'Sıcak', 'Ilık' veya 'Soğuk' olarak sınıflandırır. Bu sınıflandırmaya göre, lead'e özel, kişiselleştirilmiş bir e-posta yanıtı Gmail üzerinden otomatik olarak gönderilir. Tüm bu süreç boyunca, lead'e ait bilgiler (puan, sınıflandırma, iletişim bilgileri vb.) Google E-Tablolar'a kaydedilerek düzenli bir kayıt tutulması sağlanır. Bu otomasyon, manuel lead takibi ve yanıtlamanın getirdiği zaman kaybını ortadan kaldırır, potansiyel müşterilerle anında ve tutarlı bir iletişim kurulmasını sağlar ve satış ekiplerinin en değerli lead'lere odaklanmasına yardımcı olur.

Gereksinimler

Bu iş akışını başarıyla kurmak ve çalıştırmak için aşağıdaki hesaplara ve kimlik bilgilerine ihtiyacınız olacaktır:

• n8n Hesabı: İş akışını barındırmak ve çalıştırmak için bir n8n Cloud hesabı veya kendi kendine barındırılan bir n8n kurulumu.
• OpenAI Hesabı ve API Anahtarı: Lead puanlama ve sınıflandırma için OpenAI API erişimi gereklidir. Bir API anahtarı oluşturmanız gerekecektir.
• Gmail Hesabı: Otomatik e-posta yanıtları göndermek için bir Gmail hesabı ve n8n ile entegrasyon için kimlik bilgileri.
• Google E-Tablolar Hesabı: Lead verilerini kaydetmek için bir Google E-Tablolar hesabı ve n8n ile entegrasyon için kimlik bilgileri.
• Web Formu: Lead'leri toplamak için kullanılan herhangi bir web formu (örn. Typeform, Google Forms, kendi sitenizdeki bir form). n8n'in Webhook tetikleyicisi bu formdan veri alacak şekilde yapılandırılacaktır.

Kurulum Adımları

Bu iş akışını kurmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. n8n İş Akışını İçe Aktarın:

   • n8n arayüzünüze giriş yapın.
   • Yeni bir iş akışı oluşturun veya mevcut bir iş akışını düzenleyin.
   • Bu iş akışının JSON kodunu kopyalayıp n8n'e yapıştırarak içe aktarın. (JSON kodu burada sağlanmadığı için, varsayımsal bir içe aktarma adımıdır. Gerçekte, kullanıcıya JSON kodu verilmelidir.)

2. Form Tetikleyicisini Yapılandırın (n8n-nodes-base.formTrigger):

   • Form Tetikleyici düğümüne çift tıklayın.
   • Webhook URL'sini kopyalayın. Bu URL, lead formunuzun gönderim hedefi olacaktır.
   • Web formunuzu (örn. Typeform, Gravity Forms, kendi sitenizdeki form) bu Webhook URL'sine veri gönderecek şekilde yapılandırın. Formunuzun lead'in adı, e-posta adresi, proje açıklaması, bütçe gibi alanları içermesi önemlidir.
   • Düğümü test etmek için formunuzdan örnek bir gönderim yapın. Düğümün başarılı bir şekilde veri aldığından emin olun.

3. Veri Hazırlama (n8n-nodes-base.set):

   • Veri Hazırlama düğümüne çift tıklayın.
   • Bu düğüm, formdan gelen verileri OpenAI'ın anlayacağı bir formata dönüştürür. Gelen alan adlarını (örn. formData.name, formData.email, formData.project_description) OpenAI sorgusunda kullanılacak değişkenlere (name, email, projectDescription, budget) eşleyin.
   • Örneğin, Add Field butonunu kullanarak name adında bir alan oluşturun ve değerine {{ $json.formData.name }} yazın.

4. OpenAI Entegrasyonu (n8n/n8n-nodes-langchain.openAi):

   • OpenAI düğümüne çift tıklayın.
   • Credentials bölümünde, daha önce oluşturduğunuz OpenAI API anahtarınızı kullanarak yeni bir kimlik bilgisi ekleyin veya mevcut olanı seçin.
   • Model olarak gpt-3.5-turbo veya gpt-4 gibi uygun bir model seçin.
   • Prompt alanına, lead'i puanlayacak ve sınıflandıracak talimatları girin. Örneğin:

     Aşağıdaki lead bilgilerini analiz et:
     Ad: {{ $json.name }}
     E-posta: {{ $json.email }}
     Proje Açıklaması: {{ $json.projectDescription }}
     Bütçe: {{ $json.budget }}
     
     Lead'i 1-100 arasında bir puanla değerlendir (100 en iyi). Puanı bütçe, proje uygunluğu ve açıklık üzerinden belirle. Ayrıca lead'i 'Sıcak', 'Ilık' veya 'Soğuk' olarak sınıflandır. Yanıtını JSON formatında ver:
     {
       "score": [puan],
       "classification": "[Sıcak/Ilık/Soğuk]",
       "reasoning": "[kısa açıklama]"
     }
     

   • Düğümü test edin ve OpenAI'dan beklenen JSON çıktısını aldığınızdan emin olun.

5. Sınıflandırma ve Puanı Ayarla (n8n-nodes-base.code):

   • Sınıflandırma ve Puanı Ayarla kod düğümüne çift tıklayın.
   • Bu düğüm, OpenAI'dan gelen JSON çıktısını ayrıştırır ve score ile classification değerlerini sonraki düğümlerde kullanılmak üzere ayarlar. Kodun, OpenAI çıktınızın yapısına uygun olduğundan emin olun.
   • Örnek kod:

     const openAiOutput = $json.choices[0].message.content;
     const parsedOutput = JSON.parse(openAiOutput);
     
     $json.score = parsedOutput.score;
     $json.classification = parsedOutput.classification;
     $json.reasoning = parsedOutput.reasoning;
     return $json;
     

   • Düğümü test edin.

6. Lead Sınıflandırmasına Göre Yönlendirme (n8n-nodes-base.switch):

   • Lead Sınıflandırmasına Göre Yönlendirme düğümüne çift tıklayın.
   • Bu Switch düğümü, classification değerine göre farklı dallara ayrılacaktır.
   • Üç farklı koşul ekleyin:
     • Koşul 1 (Sıcak): {{ $json.classification }} is equal Sıcak
     • Koşul 2 (Ilık): {{ $json.classification }} is equal Ilık
     • Koşul 3 (Soğuk): {{ $json.classification }} is equal Soğuk
   • Her bir koşul için bir sonraki Gmail düğümüne bağlantı kurun.

7. Gmail Entegrasyonu (n8n-nodes-base.gmail):

   • Her bir Sıcak, Ilık ve Soğuk dalı için ayrı bir Gmail düğümü ekleyin.
   • Her Gmail düğümüne çift tıklayın.
   • Credentials bölümünde, Gmail hesabınızı n8n ile bağlamak için yeni bir kimlik bilgisi ekleyin veya mevcut olanı seçin.
   • Operation olarak Send an Email seçin.
   • To alanına {{ $json.email }} yazarak lead'in e-posta adresini dinamik olarak çekin.
   • Subject ve Body alanlarına, ilgili sınıflandırmaya (Sıcak, Ilık, Soğuk) uygun kişiselleştirilmiş bir e-posta taslağı girin. Lead'in adını ({{ $json.name }}) kullanarak e-postayı daha kişisel hale getirebilirsiniz.
   • Örneğin, 'Sıcak' lead için: "Harika Haber! Projenizle İlgileniyoruz, {{ $json.name }}!"
   • Her bir Gmail düğümünü test edin (gerçek e-posta göndermeden önce dikkatli olun veya test e-postası adresleri kullanın).

8. Google E-Tablolar Entegrasyonu (n8n-nodes-base.googleSheets):

   • İş akışının sonunda, tüm dallar birleştikten sonra bir Google E-Tablolar düğümü ekleyin.
   • Düğümün üzerine çift tıklayın.
   • Credentials bölümünde, Google E-Tablolar hesabınızı n8n ile bağlamak için yeni bir kimlik bilgisi ekleyin veya mevcut olanı seçin.
   • Operation olarak Append Row seçin.
   • Spreadsheet ID alanına, lead verilerini kaydetmek istediğiniz Google E-Tablosunun kimliğini girin. (URL'den bulunabilir).
   • Sheet Name alanına, verilerin ekleneceği sayfanın adını girin (örn. Leadler).
   • Values bölümünde, e-tablonuzdaki sütun başlıklarına karşılık gelen değerleri ekleyin. Örneğin:
     • Ad: {{ $json.name }}
     • E-posta: {{ $json.email }}
     • Puan: {{ $json.score }}
     • Sınıflandırma: {{ $json.classification }}
     • Proje Açıklaması: {{ $json.projectDescription }}
     • Bütçe: {{ $json.budget }}
     • Tarih: {{ new Date().toISOString() }}
   • Düğümü test edin ve verilerin e-tablonuza doğru şekilde eklendiğinden emin olun.

9. İş Akışını Etkinleştirin:

   • Tüm düğümleri yapılandırdıktan ve test ettikten sonra, iş akışını sağ üst köşedeki Active düğmesini açarak etkinleştirin.

Gerçek Dünya Kullanım Senaryoları

1. Danışmanlık Şirketleri: Yeni proje teklifi formlarını dolduran potansiyel müşterileri otomatik olarak değerlendirir, uygunluklarına göre önceliklendirir ve ilk bilgilendirme e-postalarını gönderir. Yüksek puanlı lead'ler için otomatik olarak bir toplantı daveti bile tetiklenebilir.
2. Serbest Tasarımcılar/Geliştiriciler: Web sitelerindeki 'İletişim' veya 'Teklif Al' formları aracılığıyla gelen iş taleplerini analiz eder. Bütçe ve proje kapsamına göre lead'leri sınıflandırır ve kişiselleştirilmiş portföy veya fiyatlandırma bilgileri içeren otomatik yanıtlar gönderir.
3. Eğitim Kurumları/Kurs Sağlayıcıları: Yeni öğrenci kayıt veya bilgi talep formlarını işler. Adayların ilgi alanlarına ve bütçelerine göre uygun kursları öneren e-postalar gönderir ve satış ekibinin en ilgili adaylara odaklanmasını sağlar.
4. Gayrimenkul Acenteleri: Web sitelerindeki emlak talep formlarını kullanarak potansiyel alıcıların bütçe, konum ve mülk tercihlerini değerlendirir. Otomatik olarak ilgili mülk listelerini veya bir emlak danışmanıyla görüşme davetini içeren e-postalar gönderir.
5. Pazarlama Ajansları: Yeni müşteri adaylarının pazarlama ihtiyaçlarını ve bütçelerini analiz eder. Ajansın sunduğu hizmetlere en uygun lead'leri belirler ve onlara özel vaka çalışmaları veya hizmet paketleri hakkında bilgi veren e-postalar gönderir.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Prompt Mühendisliği: OpenAI prompt'unuzu sürekli olarak iyileştirin. Lead'leri daha doğru puanlamak ve sınıflandırmak için daha spesifik kriterler ve örnekler ekleyin. Farklı prompt'larla deneyler yaparak en iyi sonuçları elde edin.
• Dinamik E-posta İçerikleri: Gmail düğümlerindeki e-posta şablonlarını sadece adla değil, aynı zamanda lead'in proje açıklaması veya bütçesi gibi diğer bilgilerle de kişiselleştirin. Bu, yanıtların daha alakalı ve etkileşimli olmasını sağlar.
• Hata Yönetimi: İş akışınıza hata yönetimi düğümleri (örn. Try/Catch) ekleyerek beklenmedik durumları (örn. OpenAI API hatası, Google E-Tablolar bağlantı sorunu) ele alın. Bu, iş akışınızın daha sağlam çalışmasını sağlar.
• Test ve İzleme: İş akışını canlıya almadan önce farklı senaryolarla kapsamlı bir şekilde test edin. Etkinleştirdikten sonra düzenli olarak n8n'in yürütme günlüklerini kontrol ederek herhangi bir sorun olup olmadığını izleyin.
• Veri Temizliği: Formdan gelen verilerin tutarlı olduğundan emin olmak için Code veya Set düğümlerini kullanarak veri temizleme ve formatlama işlemleri yapabilirsiniz. Bu, OpenAI'ın daha doğru sonuçlar vermesine yardımcı olur.
• Slack/Microsoft Teams Bildirimleri: Yüksek puanlı ('Sıcak') lead'ler için satış ekibinize otomatik olarak Slack veya Microsoft Teams üzerinden bildirim gönderecek ek düğümler ekleyerek anında takip imkanı sağlayın.
• CRM Entegrasyonu: Google E-Tablolar'a ek olarak, lead'leri doğrudan bir CRM sistemine (örn. HubSpot, Salesforce) kaydetmek için ilgili n8n düğümlerini kullanabilirsiniz. Bu, lead yönetim sürecinizi daha da merkezi hale getirir.

Sık Sorulan Sorular

S: OpenAI API anahtarımı nasıl alabilirim? C: OpenAI hesabınıza giriş yaptıktan sonra, API Keys bölümüne giderek yeni bir anahtar oluşturabilirsiniz. Anahtarınızı güvende tuttuğunuzdan ve kimseyle paylaşmadığınızdan emin olun.

S: Farklı bir form sağlayıcısı kullanıyorum, yine de çalışır mı? C: Evet, n8n'in Webhook tetikleyicisi, herhangi bir web formundan gelen verileri alabilir. Formunuzun gönderim ayarlarında, n8n tarafından sağlanan Webhook URL'sini hedef olarak ayarlamanız yeterlidir.

S: Lead sınıflandırma kriterlerini değiştirebilir miyim? C: Kesinlikle! OpenAI düğümündeki prompt'u düzenleyerek lead puanlama ve sınıflandırma kriterlerinizi kendi iş modelinize ve önceliklerinize göre özelleştirebilirsiniz. Daha fazla veya daha az kategori de belirleyebilirsiniz.

S: Otomatik e-postaların spam'e düşmesini nasıl engellerim? C: E-posta içeriklerinizin kişiselleştirilmiş ve değerli olduğundan emin olun. Ayrıca, gönderen alan adınızın SPF ve DKIM kayıtlarının doğru yapılandırıldığından emin olmak, e-postalarınızın teslim edilebilirliğini artıracaktır. Çok fazla e-posta göndermemeye ve alıcıların abonelikten çıkma seçeneği sunmaya özen gösterin.

Bu rehber Otomasyonevi.com tarafından hazırlanmıştır.