Google Drive'dan Airtable'a Fatura Verisi Çıkarma (Nanonets OCR & Command-R)

Genel Bakış

Bu workflow, Google Drive'a yüklenen fatura ve makbuz gibi finansal belgelerden otomatik olarak veri çıkarmak ve bu verileri Airtable'daki bir tabloya düzenli bir şekilde kaydetmek için tasarlanmıştır. Manuel veri girişini ortadan kaldırarak finansal süreçlerinizi hızlandırır ve hata oranını azaltır.

Gereksinimler

• Google Drive Hesabı: Belgelerin yükleneceği bir klasör.
• Airtable Hesabı: Çıkarılan verilerin kaydedileceği bir baz ve tablo. Tablonuzda 'Fatura Numarası', 'Tarih', 'Toplam Tutar', 'Satıcı Adı' gibi alanlar bulunmalıdır.
• Nanonets OCR API Anahtarı: Belgelerden metin çıkarmak için Nanonets hesabı ve API anahtarı.
• OpenAI API Anahtarı: Metin temizleme, yapılandırma ve Command-R modelini kullanmak için OpenAI hesabı ve API anahtarı (Langchain entegrasyonu için).
• n8n Kurulumu: n8n'in kendi sunucunuzda veya bulutta çalışır durumda olması.

Kurulum Adımları

1. Workflow'u İçe Aktarın: Bu workflow'u n8n arayüzünüze içe aktarın.
2. Google Drive Credential'larını Ayarlayın: Google Drive node'una tıklayın ve 'Google Drive OAuth2' kimlik bilgilerini yapılandırın. Workflow'un belirli bir klasörü izlemesi için gerekli izinleri verin.
3. Nanonets OCR Credential'larını Ayarlayın: Nanonets OCR node'una tıklayın ve Nanonets API anahtarınızı girerek kimlik bilgilerini oluşturun.
4. OpenAI Credential'larını Ayarlayın: 'LmChatOpenAi' ve 'OpenAi' node'larına tıklayın ve OpenAI API anahtarınızı girerek kimlik bilgilerini oluşturun. Bu, Command-R modelinin ve diğer OpenAI özelliklerinin kullanılmasını sağlayacaktır.
5. Airtable Credential'larını Ayarlayın: Airtable node'una tıklayın ve Airtable API anahtarınızı girerek kimlik bilgilerini oluşturun. Ayrıca, verilerin yazılacağı 'Base ID' ve 'Table Name' bilgilerini doğru şekilde girmeniz gerekmektedir.
6. Google Drive Klasörünü Belirleyin: Google Drive Trigger node'unda, faturaları yükleyeceğiniz klasörün ID'sini veya yolunu belirtin.
7. Airtable Alanlarını Eşleştirin: Airtable node'unda, Command-R tarafından çıkarılan verileri (örneğin, {{ $json.invoice_number }}, {{ $json.total_amount }}) Airtable tablonuzdaki ilgili sütun adlarıyla eşleştirin.
8. Workflow'u Aktive Edin: Tüm kimlik bilgileri ve ayarlar yapıldıktan sonra, workflow'u 'Aktif' duruma getirin.

Kullanım Senaryoları

• Senaryo 1: Küçük İşletme Finans Yönetimi: Bir küçük işletme sahibi olarak, tedarikçilerden gelen tüm faturaları belirli bir Google Drive klasörüne yüklersiniz. Workflow otomatik olarak bu faturaları işler, anahtar verileri çıkarır ve Airtable'daki 'Giderler' tablonuza kaydeder. Bu sayede muhasebeciniz veya siz, manuel veri girişi yapmadan tüm finansal kayıtlarınıza anında erişebilirsiniz.
• Senaryo 2: Serbest Çalışan Makbuz Takibi: Bir serbest çalışan olarak, iş harcamalarınıza ait makbuzların fotoğraflarını çekip Google Drive'daki 'Harcamalar' klasörünüze yüklersiniz. Workflow, bu makbuzlardan tarihi, tutarı ve satıcıyı çıkarır ve Airtable'daki 'Harcama Takibi' tablonuza ekler. Bu, vergi zamanı geldiğinde harcamalarınızı kolayca raporlamanıza yardımcı olur.

İpuçları ve Öneriler

• Klasör Yapısı: Google Drive'da belirli bir klasör yapısı kullanarak belgelerinizi düzenli tutun. Her belge türü (fatura, makbuz, sözleşme vb.) için ayrı klasörler oluşturabilirsiniz.
• Airtable Tablo Tasarımı: Airtable tablonuzdaki alan adlarının, Command-R modelinden beklediğiniz çıktı alan adlarıyla uyumlu olmasına dikkat edin. Bu, eşleştirme sürecini kolaylaştıracaktır.
• Hata Yönetimi: Workflow'a hata yönetimi (örneğin, bir belge işlenemediğinde bildirim gönderme) eklemeyi düşünebilirsiniz. Bunun için 'If' veya 'Try/Catch' node'larını kullanabilirsiniz.
• Model Ayarları: Command-R veya OpenAI modelinin prompt'unu, daha spesifik veri çıkarma ihtiyaçlarınıza göre optimize edebilirsiniz. Örneğin, belirli bir para birimini veya tarih formatını vurgulayabilirsiniz.
• Test Etme: Workflow'u canlıya almadan önce birkaç örnek belge ile kapsamlı bir şekilde test edin.