easybits Extractor ile Slack'e Fatura Onay Talepleri Gönderin

Genel Bakış

Bu iş akışı, fatura işleme süreçlerinizi dijitalleştirerek ve otomatikleştirerek verimliliği artırmayı hedefler. Geleneksel fatura onay süreçlerinde yaşanan gecikmeleri, manuel veri girişinden kaynaklanan hataları ve iletişim kopukluklarını ortadan kaldırır. Kullanıcılar, basit bir web formu aracılığıyla faturalarını yükleyebilir ve bu faturalar anında yapay zeka destekli easybits Extractor tarafından analiz edilir. Çıkarılan veriler ışığında, belirlenen kurallara göre onay seviyeleri atanır ve ilgili departmanlara veya kişilere Slack üzerinden interaktif onay talepleri gönderilir. Bu sayede, faturaların hızlı bir şekilde gözden geçirilmesi, onaylanması veya reddedilmesi sağlanır, böylece ödeme süreçleri hızlanır ve nakit akışı yönetimi iyileşir.

Gereksinimler

Bu iş akışını başarıyla kurmak ve çalıştırmak için aşağıdaki hesaplara ve bilgilere ihtiyacınız olacaktır:

• n8n Hesabı: İş akışını barındırmak ve çalıştırmak için bir n8n bulut veya kendi kendine barındırılan bir n8n kurulumu.
• easybits Extractor Hesabı: Faturalardan veri çıkarmak için bir easybits Extractor API anahtarı ve erişimi.
• Slack Hesabı: Onay taleplerini göndermek için bir Slack çalışma alanı ve bir Slack uygulaması (bot) kurulumu. Slack uygulamanızın chat:write, chat:write.public, commands, incoming-webhook ve users:read izinlerine sahip olması gerekebilir.
• HTTP İstekleri Bilgisi: Slack API'sine veya özel bir onay sistemine HTTP isteği göndermek için gerekli URL'ler ve başlıklar.

Kurulum Adımları

Bu iş akışını n8n ortamınızda kurmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. İş Akışını İçe Aktarma: n8n arayüzünüze giriş yapın. Yeni bir iş akışı oluşturun ve bu şablonu içe aktarın. İş akışı şablonunu kopyalayıp n8n'deki 'Yeni' -> 'İçe Aktar' seçeneğini kullanarak yapıştırabilirsiniz.

2. Form Tetikleyicisini Yapılandırma (n8n-nodes-base.formTrigger): Bu düğüm, fatura yükleme formunuzu barındırır.

   • Düğümü açın ve 'Form Oluştur' seçeneğine tıklayın. Gerekli alanları (örneğin, 'Fatura Dosyası' için 'Dosya Yükleme' alanı) ekleyin.
   • Formunuzu özelleştirin ve 'Form URL'sini Kopyala' düğmesine tıklayarak bu URL'yi kaydedin. Bu URL, kullanıcıların faturalarını yükleyeceği bağlantı olacaktır.

3. easybits Extractor'ı Yapılandırma (@easybits/n8n-nodes-extractor.easybitsExtractor): Bu düğüm, yüklenen faturadan anahtar verileri çıkarır.

   • Düğümü açın ve 'Kimlik Bilgileri Ekle' seçeneğine tıklayın. easybits Extractor API anahtarınızı buraya girin.
   • 'Giriş Dosyası' alanında, önceki 'Form Tetikleyici' düğümünden gelen dosya verilerini seçin (genellikle {{ $json.file.data }}).
   • 'Dosya Adı' alanında da benzer şekilde dosya adını seçin (genellikle {{ $json.file.fileName }}).
   • 'Çıkarılacak Alanlar' kısmında, fatura için önemli olan alanları (tedarikçi adı, fatura numarası, tutar, tarih vb.) belirtin.

4. Değişkenleri Ayarlama (n8n-nodes-base.set): Bu düğüm, easybits Extractor'dan gelen verileri işlemek ve Slack'e göndermeden önce gerekli onay seviyesini belirlemek için kullanılır.

   • Düğümü açın ve 'Değer Ekle' seçeneğine tıklayın.
   • Örneğin, 'approvalTier' adında yeni bir değişken oluşturun. Değerini, easybits Extractor'dan gelen fatura tutarına göre koşullu olarak ayarlayın. Örneğin: {{ parseInt($json.amount) > 1000 ? 'üst düzey' : 'alt düzey' }}. Bu ifade, tutar 1000'den büyükse 'üst düzey', değilse 'alt düzey' olarak ayarlar.
   • Slack mesajında kullanmak istediğiniz diğer fatura detaylarını (tedarikçi, tutar, tarih) da burada uygun değişkenlere atayabilirsiniz.

5. Slack Onay Talebi Gönderme (n8n-nodes-base.httpRequest): Bu düğüm, Slack'e interaktif bir mesaj gönderir.

   • Düğümü açın ve 'Yöntem' olarak 'POST'u seçin.
   • 'URL' alanına Slack uygulamanızın gelen webhook URL'sini veya Slack API'sinin chat.postMessage endpoint'ini girin.
   • 'Başlıklar' kısmına Content-Type: application/json ekleyin.
   • 'Gövde' kısmına, Slack'e göndermek istediğiniz JSON payload'unu girin. Bu payload, fatura detaylarını ve interaktif düğmeleri içermelidir. Örnek bir yapı:

     {
       "text": "Yeni Fatura Onay Talebi",
       "blocks": [
         {
           "type": "section",
           "text": {
             "type": "mrkdwn",
             "text": "*Tedarikçi:* {{ $json.supplierName }}\n*Tutar:* {{ $json.amount }} TL\n*Tarih:* {{ $json.invoiceDate }}\n*Onay Seviyesi:* {{ $json.approvalTier }}"
           }
         },
         {
           "type": "actions",
           "elements": [
             {
               "type": "button",
               "text": {
                 "type": "plain_text",
                 "text": "Onayla"
               },
               "style": "primary",
               "value": "approve_{{ $json.invoiceId }}"
             },
             {
               "type": "button",
               "text": {
                 "type": "plain_text",
                 "text": "Reddet"
               },
               "style": "danger",
               "value": "reject_{{ $json.invoiceId }}"
             },
             {
               "type": "button",
               "text": {
                 "type": "plain_text",
                 "text": "İşaretle"
               },
               "value": "flag_{{ $json.invoiceId }}"
             }
           ]
         }
       ]
     }
     

     Not: {{ $json.invoiceId }} gibi değerlerin easybits Extractor'dan veya 'Set' düğümünden geldiğinden emin olun. Slack düğmelerinin value alanları, daha sonraki bir iş akışında (Slack etkileşimlerini dinleyen) bu fatura talebini tanımlamak için kullanılacaktır.

6. İş Akışını Etkinleştirme: Tüm düğümleri yapılandırdıktan sonra, iş akışını 'Etkin' duruma getirin.

Gerçek Dünya Kullanım Senaryoları

• Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler (KOBİ'ler): Muhasebe departmanlarının manuel fatura girişini azaltarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Onay süreçlerini hızlandırır ve ödeme döngülerini kısaltır.
• Büyük Kurumsal Şirketler: Farklı departmanlardan gelen binlerce faturanın merkezi ve otomatik bir şekilde işlenmesini sağlar. Onay hiyerarşilerini kolayca yönetir ve denetlenebilir bir süreç sunar.
• Serbest Çalışanlar ve Danışmanlar: Müşterilerinden gelen faturaları hızlıca işleyerek kendi muhasebe kayıtlarını güncel tutar ve ödemeleri takip eder.
• E-ticaret İşletmeleri: Tedarikçi faturalarını otomatik olarak işleyerek envanter yönetimi ve ödeme süreçlerini optimize eder.
• Proje Bazlı Çalışan Ekipler: Proje harcamalarına ilişkin faturaların hızlıca onaylanmasını sağlayarak proje bütçesi takibini kolaylaştırır.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Hata İşleme: easybits Extractor'dan veya Slack API'sinden gelen hataları yakalamak ve bildirim göndermek için hata işleme düğümleri (örneğin, 'If' veya 'Error Trigger') ekleyin.
• Veri Doğrulama: Extractor'dan gelen verilerin doğruluğunu kontrol etmek için 'If' düğümleri kullanarak belirli alanların boş olup olmadığını veya belirli bir formatta olup olmadığını kontrol edin.
• Dinamik Onay Seviyeleri: Fatura tutarı, tedarikçi veya fatura türü gibi farklı kriterlere göre daha karmaşık onay seviyeleri belirlemek için 'Set' düğümündeki ifadeleri genişletin.
• Slack Etkileşimlerini Yönetme: Slack'teki 'Onayla'/'Reddet' düğmelerine tıklandığında tetiklenecek ayrı bir n8n iş akışı oluşturun. Bu iş akışı bir 'Webhook' tetikleyicisi ile başlayabilir ve Slack'ten gelen etkileşim payload'unu işleyebilir.
• Bildirimleri Özelleştirme: Slack mesajlarınıza daha fazla bilgi (örneğin, fatura PDF'ine bir bağlantı) ekleyerek onaylayıcılar için daha zengin bir bağlam sağlayın.
• Güvenlik: API anahtarlarınızı ve hassas bilgilerinizi n8n'in kimlik bilgileri yöneticisinde güvenli bir şekilde saklayın ve asla doğrudan düğümlere yazmayın.
• Test Etme: İş akışını canlıya almadan önce farklı fatura türleri ve tutarları ile kapsamlı bir şekilde test edin.

Sık Sorulan Sorular

• S: easybits Extractor hangi dosya formatlarını destekler?
  • C: easybits Extractor genellikle PDF, PNG ve JPEG gibi yaygın fatura formatlarını destekler. Desteklenen formatlar için easybits Extractor dokümantasyonuna bakmanız önerilir.
• S: Slack'teki onay düğmelerine tıklandığında ne olur?
  • C: Bu iş akışı sadece onay talebini Slack'e gönderir. Düğmelere tıklandığında bir eylem gerçekleştirmek için ayrı bir n8n iş akışı oluşturmanız ve Slack etkileşimlerini dinleyen bir 'Webhook' düğümü ile bu etkileşimleri işlemeniz gerekir. Bu ikinci iş akışı, onay durumunu bir veritabanına kaydedebilir, bir e-posta gönderebilir veya başka bir eylem tetikleyebilir.
• S: Fatura tutarına göre farklı onaylayıcılara gönderebilir miyim?
  • C: Evet, 'Set' düğümünde belirlenen 'approvalTier' değişkenini kullanarak veya easybits Extractor'dan gelen tutar bilgisini doğrudan kullanarak, 'HTTP Request' düğümünde farklı Slack kanallarına veya farklı Slack kullanıcılarına mesaj gönderecek koşullu mantık ekleyebilirsiniz.
• S: Bu iş akışı fatura verilerini bir muhasebe sistemine entegre edebilir mi?
  • C: Kesinlikle. İş akışına, onaylandıktan sonra fatura verilerini (easybits Extractor'dan gelen) bir muhasebe sistemine (örneğin, Xero, QuickBooks, SAP) gönderecek ek düğümler (örneğin, 'HTTP Request' veya ilgili muhasebe sistemi entegrasyon düğümleri) ekleyebilirsiniz.

Bu rehber Otomasyonevi.com tarafından hazırlanmıştır.